Organizar bien la agenda del estudio fotográfico es una tarea esencial para evitar complicaciones. Además, con una mayor organización, podrás proporcionar una buena experiencia al cliente.

Actualmente nuestra agenda está completamente llena durante el año y nuestra mayor preocupación es no dejar bloques de tiempo disponibles entre sesiones, para rentabilizar el propio tiempo de estudio. Aun así, siempre se valora la flexibilidad hacia el cliente y es importante que éste pueda elegir la hora y el día más adecuados. El truco está en organizar bien la agenda para liberar los momentos más convenientes y reducir los tiempos muertos en el estudio.

"Educar" al cliente para que sea sensible con nuestro trabajo y horarios es también, en sí misma, una forma de trabajar nuestra imagen y mostrar credibilidad en el mercado laboral.

¿Sabías que el 80% de los consumidores afirma que la experiencia que les proporciona la empresa es tan importante como el servicio?

Hay algunos puntos esenciales que siempre tenemos en cuenta a la hora de organizar nuestra agenda:

1. ¿Cuánto tardamos en realizar cada sesión?

Cada sesión tiene requisitos y necesidades diferentes. Una sesión con un bebé o con una familia numerosa requerirá un tiempo y una atención diferentes por nuestra parte. Y, por tanto, a la hora de programar sesiones en nuestro calendario, debemos tener siempre en cuenta estos aspectos.

2. El tipo de cliente es importante.

El tipo de cliente es, en sí mismo, un punto clave a la hora de programar nuestra agenda. Es fundamental que seamos capaces de entender a nuestro cliente e identificar sus características. Por ejemplo, un cliente que realice un desplazamiento considerable hasta nuestro estudio, es muy probable que llegue entre 15 y 20 minutos tarde y este retraso puede interferir enormemente en el resto de la jornada, afectando a todas las sesiones siguientes. Teniendo en cuenta este periodo, podemos disminuir los retrasos experimentados en las siguientes sesiones y evitar transmitir una imagen de inestabilidad al resto de nuestros clientes.

3. Recordarlo es esencial.

En nuestro estudio siempre llamamos 3 días antes de la sesión y enviamos un mensaje el día anterior. Es una forma, no sólo de mostrar competencia y atención a nuestros clientes durante todo el proceso, sino también de asegurarnos de que nuestros clientes no olviden sus reservas ni la hora de la sesión.

4. Tiempo vs. Productividad

En el momento de la reserva nuestros clientes ya conocen la duración de las sesiones y, aunque el flujo de la propia sesión pueda mostrar la necesidad de permanecer más tiempo del inicialmente reservado, es importante que respetemos todos los tiempos definidos. A nadie le gusta esperar, y mucho menos cuando se trata de un servicio premium (como el que queremos ofrecer), por lo que debemos ser sensibles con los demás clientes.
Teniendo el horario de la sesión bien definido, nuestra productividad también acaba siendo máxima durante esos 30-45 minutos de captura y toda nuestra atención está en la familia y no pensando en retrasos o errores.

5. ¿Cuál será la facturación mensual?

La estimación de la facturación mensual es uno de los puntos más importantes que tenemos en cuenta. Con una buena planificación y organización de la agenda, podemos estimar lo que facturaremos mensual e incluso anualmente. Con estas cifras en mente, podemos ajustar nuestra planificación en función de nuestros objetivos de facturación.

¿Cómo organizar las reservas de Navidad?

La organización de las reservas de Navidad requiere un esquema y una planificación diferentes a los de las sesiones normales que organizamos. En nuestro estudio adoptamos 4 fases:

• Para los clientes que hacen sesiones de Navidad, ofrecemos la opción de reservar para la Navidad siguiente (1 año antes);
• Empezamos a comunicarlo internamente, es decir, a los clientes ya fidelizados (6 meses antes);
• Reforzamos la urgencia de reservar ya que las plazas son escasas (4 meses antes);
• Tras la presentación de los escenarios, abrimos las últimas vacantes (2 meses antes).
  

Invertir en una buena planificación diaria

Nuestras sesiones comienzan a las 9.30 y terminan a las 19.30, y cada cliente ocupa 1 hora de nuestro horario. En términos prácticos, ofrecemos 45 minutos de sesión y los 15 minutos restantes son para tratar posibles imprevistos, preparación e interacción con el cliente.  

Por término medio, realizamos 8 sesiones al día y unas 400 sesiones durante los 2 meses de captación navideña.

Más que una sesión, ¡una experiencia!

¿Qué tenemos en cuenta a la hora de confeccionar nuestro Pack de Navidad?

1. Idealización del escenario
2. Inversión en el escenario
3. Día de la reserva de la sesión
4. Fotógrafo
5. Material fotográfico
6. La marca
7. Edición

¿Qué hacemos?

1. Llamada de confirmación
2. Enviar mensajes de texto el día anterior
3. Ofrecer una buena experiencia el día de la sesión, llena de sorpresas
4. Seguimiento posterior a la sesión
5. Entrega

El proceso de selección:

• Cuando nuestro cliente elige las fotos de sesión en la tienda, el servicio se realiza el mismo día, para evitar la acumulación de trabajo.
• Para los clientes que realizan un desplazamiento importante, ofrecemos la posibilidad de entregarlo todo transcurridos 30 minutos.
• Cuando el cliente elige las fotos de la sesión en línea, disponemos de 3 días para la selección de fotos. 

En el estudio, siempre preferimos que el cliente elija las fotos en persona porque, como la compra se produce por impulso, siempre conseguimos que elijan más fotos y compren más productos, aumentando así el ticket de nuestra sesión.

¿Crear un plan de ventas?

Es esencial establecer objetivos de ventas y objetivos claros para el crecimiento de nuestro negocio.

Siempre buscamos potenciar nuestro trabajo promocionándolo y nuestro posicionamiento. Ofrecemos un servicio de primera calidad y contamos con un equipo con muchos años de experiencia. Esta competencia es algo que no podemos dejar de reforzar para que nuestro cliente empiece a valorar enseguida nuestro trabajo y la inversión que hará en él. 

En el estudio, favorecemos la venta asistida. Dejamos a nuestros clientes libertad para decidir si quieren productos y cuáles, pero siempre intentamos ayudarles y orientarles hacia el producto o productos que nos reportan más beneficios. 

¿Y tú? ¿Qué estrategias utilizas en tu empresa?